Dziesięć świetnych wskazówek dotyczących niedrogich podróży służbowych

2024 Autor: Cyrus Reynolds | [email protected]. Ostatnio zmodyfikowany: 2024-02-09 00:59

Budżetowe podróże służbowe są teraz ważniejsze niż kiedykolwiek w naszej historii. Budżety na podróże są pod większą kontrolą. Dyrektorzy generalni obniżający koszty chcą, aby ich pracownicy odbywali mniej podróży. Chcą również, aby wydatki na wycieczki, które są absolutnie niezbędne, były ograniczone do odpowiedzialnych minimum. Niestety, niektóre środki redukcji kosztów stosowane przez osoby podróżujące w celach wypoczynkowych są niepraktyczne lub wręcz niemożliwe w świecie podróży służbowych. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci uzyskać bardziej satysfakcjonujący raport z wydatków.

Zbuduj realistyczny budżet docelowy

Budżet musi być realistyczny i oparty na kosztach miejsca docelowego, a nie na arbitralnej wartości dziennej. Nie wysyłaj nikogo do Nowego Jorku i Cedar Rapids z tym samym kontem na wydatki. Możesz wiedzieć, ile będzie kosztowało wysłanie pracownika na daną podróż przed wyjazdem na lotnisko. Jeśli musisz podróżować do drogich miejsc, nie rozpaczaj. Wiele z największych i najdroższych miast oferuje również korzyści pozwalające zaoszczędzić pieniądze. Na przykład Paryż, Londyn i Nowy Jork oferują wysoce rozwinięte i wydajne systemy metra. W obrębie tych miast można podróżować bardzo tanio.

Małe firmy: wyznacz wewnętrznego eksperta ds. podróży

Czy wiesz, że sąco najmniej pięć narzędzi internetowych, których możesz użyć do śledzenia biletów lotniczych, w tym jedno, które podpowie Ci, ile ludzie zapłacili na danej trasie w ciągu ostatnich kilku dni?

Dodanie tego rodzaju informacji do zakładek może pomóc komuś z Twojej małej firmy stać się rodzajem wewnętrznego „biura podróży”. Zapoznaj tę osobę również z Priceline, wypożyczalniami samochodów i biletami na przejazdy. Następnie pozwól swojemu ekspertowi dokonać ustaleń dla wszystkich.

Negocjuj ceny hoteli w często odwiedzanych miejscach

Karmerzy będą się skrzywić, ale czasami można negocjować z hotelami stawki. Jeśli w ciągu najbliższych kilku miesięcy zostaniesz w danym hotelu 10 nocy, to jest to 10 nocy, o które nie muszą się już martwić o pusty pokój. To powinno być warte specjalnej stawki, jeśli płacisz z góry. Zapytanie nigdy nie boli. Hotele zapewniają przerwy i „stawki korporacyjne” przez cały czas… po prostu nie reklamują tego faktu. Jeśli mogą sprawić, że zapłacisz pełną cenę, będą szczęśliwi. Jeśli możesz im powiedzieć, że w tym kwartale jest między ich własnością a inną w dół ulicy na 20 nocy w interesach, często oferują jakąś zniżkę.

Unikaj robienia kolacji jako najważniejszego posiłku dnia

Prawie zawsze taniej jest zaprosić klientów na miły lunch niż na miłą kolację. Czasami restauracja, na którą nie możesz sobie pozwolić na kolację, mieści się w budżecie w porze lunchu. W ten sam sposób uzupełnij bezpłatne śniadanie, jeśli jest ono oferowane w Twoim hotelu. Może to zmniejszyć pokusę zamawiania drogiego obiadu lub kolacji.

Lekko pakuj

Nie zawsze tak jestmożna lekko spakować się w podróż służbową, ale im mniej dźwigasz, tym większe oszczędności są możliwe. Widzę osoby podróżujące w interesach, które cały czas jeżdżą lokalnym transportem zbiorowym na lotnisko - ale ci podróżnicy nie mają ze sobą trzech ciężkich toreb. To podróżnicy podręczni, którzy wiedzą, że transport zbiorowy może kosztować 4,50 USD zamiast płacić taksówkarzowi 30 USD.

Trzy strategie wynajmu samochodów

Czasami opłaca się zarezerwować najmniejszy model w najniższej cenie, zwłaszcza w miejscach, w których nie ma wielu samochodów kompaktowych na stanie. Jeśli się skończą, są zobowiązani do uaktualnienia w cenie sub-kompaktowej.

Zrezygnuj z ubezpieczenia oferowanego w wypożyczalni samochodów, jeśli obejmuje Cię osobiste ubezpieczenie samochodu lub karta kredytowa. Ubezpieczenie wynajmu samochodu bywa drogie.

Zawsze proś o samochód z pełnym bakiem i pamiętaj, aby zwrócić go pełen. W ten sposób płacisz tylko za spalany gaz.

Nie panikuj podczas krótkich podróży

Najpierw sprawdź strony „oferty specjalne” linii lotniczych i tanich linii lotniczych. Na przykład Southwest ma zwykle taryfę „walk-up” (day of), która jest znacznie tańsza niż jej konkurenci. Zachowaj ostrożność, korzystając z Priceline do lotów, ponieważ możesz uzyskać bardzo nieprzyjemne rozkłady lotów w zamian za swoje oszczędności. W hotelach Priceline często działa bardzo dobrze.

Licytuj ekskluzywne hotele, aby uzyskać przystępną cenę

Slajd jest czasem koniecznością biznesową. Nie chcesz kupować klientowi taniego steku i nie chcesz, żeby wysadził cię w motelu Roach Trap. Wyzwaniem jest zapewnienie jakości za rozsądną cenę.

Korzystanie z Internetu do rezerwacji biletów lotniczych, hoteli, a nawet stolików w restauracjach sprawia, że te szaleństwa są mniej niebezpieczne dla zdrowia Twojego budżetu. Na przykład Priceline lub Hotwire pozwalają czasami na zakup pokoju trzy- lub czterogwiazdkowego (i usług z nim związanych) w cenie jedno- lub dwugwiazdkowej. Możesz skorzystać z przewodników po menu online, aby znaleźć restauracje, które są ekskluzywne, ale nie są skandalicznie drogie.

Zarezerwuj podróże lotnicze na środek tygodnia

Pobyty w sobotnią noc znikają, ponieważ tanie linie lotnicze opracowują nowe zasady dotyczące opłat lotniczych. Ale kilka biletów lotniczych nadal wymaga pozostania na sobotni wieczór. Większość osób podróżujących służbowo chce być w domu w weekendy, ale jeśli możesz zorganizować podróż, aby skorzystać ze znacznie niższej taryfy, warto to rozważyć.

Mówiąc o soboty, jest to jeden z trzech najtańszych dni na lot, obok wtorków i środy. Czwartki idą bardzo blisko. Poniedziałki i piątki są często droższe. Zarezerwuj odpowiednio.

Ręce z dala od mini-baru i selektora filmów w pokoju

To oczywista rada, ale warto ją powtórzyć: ręce precz od mini-baru! Zastanowiłbyś się dwa razy nad zapłaceniem 8 dolarów za paczkę orzeszków ziemnych na wakacjach, więc dlaczego podróż służbowa jest inna? To samo dotyczy filmów do pokoju za 20 USD. Zamiast tego zapakuj dobrą książkę lub płytę DVD do obejrzenia na laptopie.